Planning voor je schoonmaakbedrijf, zonder rooster-Excel
Je rooster ontstaat uit je contracten in plaats van uit een leeg bestand. Je vult open shifts alleen met mensen die de locatie kennen, en je ziet live wie er daadwerkelijk staat.
De rooster-Excel is niet het probleem. Het probleem is dat dat bestand drie dingen niet weet: wat er in je contracten is afgesproken, wie op welke locatie is ingewerkt, en wie er vandaag daadwerkelijk is komen opdagen.
Daardoor is roosteren in de schoonmaak nooit een klus van een keer per week. Het is elke ochtend opnieuw: een ziekmelding om half zes, een school met een studiedag, een klant die de avondronde een uur wil opschuiven. Elke wijziging raakt een locatie waar iemand op je rekent.
Je rooster begint bij je contract
In het contract staat op welke dagen er op een locatie wordt gewerkt en binnen welk tijdvenster. SchoonHub maakt daar automatisch open shifts van voor de komende twee weken: per contractdag een dienst die nog geen medewerker heeft.
Je begint dus nooit met een leeg rooster. Je begint met de dekking die je aan je klant hebt verkocht, en het enige wat je hoeft te doen is er de juiste mensen aan hangen. Bestaat er al een dienst op die dag, dan wordt er geen tweede aangemaakt, dus je krijgt geen dubbelingen.
Nieuw contract erbij betekent niet opnieuw roosteren. Je legt de dagen en tijden vast en de diensten verschijnen.
Alleen ingewerkte mensen op een locatie
Een open shift kun je niet met zomaar iemand vullen. Per medewerker leg je per locatie vast of hij nog meeloopt of al zelfstandig kan draaien. Bij het invullen van een dienst zie je dat direct, dus je kiest niet op gevoel.
Waarom dat telt: een invaller die de sleutelinstructie niet kent, staat voor een dichte deur. Een invaller die het werkprogramma niet kent, vinkt de helft niet af. Beide gevallen kosten je een klacht van je opdrachtgever, en die klacht kost meer tijd dan het inwerken had gekost.
- Per locatie bijhouden wie is ingewerkt en wie nog meeloopt
- Bij het invullen zichtbaar, zodat je voor het roosteren weet wie het kan
- Talen erbij, zodat je iemand kiest die de instructie ook daadwerkelijk kan lezen
Zien wie er is, niet wie er zou moeten zijn
Een rooster vertelt je wie er hoort te staan. Dat is niet hetzelfde als wie er staat. Zodra een schoonmaker inklokt, verandert de status van de dienst live: gepland wordt bezig, bezig wordt gereed.
Op het dashboard zie je daardoor de dagvoortgang van je hele bedrijf: hoeveel locaties zijn af, waar is men nog bezig, en waar is nog niemand begonnen. Ziekmeldingen en ruilverzoeken komen via de app bij de objectleider binnen, niet in een WhatsApp-groep waar ze tussen andere berichten verdwijnen.
Vakantie en verlof in hetzelfde beeld
Verlofaanvragen komen binnen bij de objectleider en zijn zichtbaar naast het rooster. Daarmee voorkom je de klassieke fout: iemand inroosteren die drie weken eerder al vrij had gevraagd.
Bij een aanvraag zie je het verlofsaldo en een voorstel voor een vervanger, iemand die de locatie al kent en de taal spreekt. Goedkeuren en de vervanger inplannen is een handeling.
Verlof, urenregistratie en loonkosten vormen samen een onderdeel dat je erbij neemt. Wat je zonder dat onderdeel houdt, is de planning zelf: contracten, open shifts, diensten en dagvoortgang.
Veelgestelde vragen
Kan ik een dienst verplaatsen zonder alles opnieuw in te delen?
Wat gebeurt er als iemand zich ziek meldt?
Kan een schoonmaker zelf ruilen met een collega?
Zie ik of een locatie onderbezet is?
Verder lezen
Bekijk het met je eigen locaties erbij
In twintig minuten lopen we door jouw situatie: type klanten, locaties en team. Vrijblijvend, zonder verkooppraatje.