Planning voor je schoonmaakbedrijf, zonder rooster-Excel
Je schoonmaakrooster ontstaat uit je contracten in plaats van uit een leeg bestand. Je klikt op een dienst en zet er iemand op die de locatie kent, en je ziet live wie er daadwerkelijk staat.
Een werkrooster in Excel is op zichzelf niet het probleem. Het probleem is dat zo'n bestand drie dingen niet weet die software voor schoonmaakplanning wél bijhoudt: wat er in je contracten is afgesproken, wie op welke locatie is ingewerkt, en wie er vandaag daadwerkelijk is komen opdagen.
Daardoor is schoonmaakplanning nooit een klus van één keer per week. Het is elke ochtend opnieuw: een ziekmelding om half zes, een studiedag, een klant die de avondronde wil opschuiven.
Je schoonmaakrooster begint bij je contract
In het contract staat op welke dagen er wordt gewerkt en binnen welk tijdvenster. SchoonHub maakt daar automatisch open shifts van voor de komende twee weken: per contractdag een dienst zonder medewerker.
Je begint dus nooit met een leeg rooster, maar met de dekking die je hebt verkocht. Bestaat er al een dienst op die dag, dan komt er geen tweede bij. Nieuw contract erbij betekent niet opnieuw roosteren.
Personeelsplanning die met je contracten meebeweegt
De werkdagen en de tijdvensters liggen vast bij de locatie en in het contract, niet in het rooster zelf. Het weekrooster leest ze uit: een dag waarop niets is afgesproken krijgt een gestreept grijs vlak, en op een contractdag zonder ingeplande dienst zie je vaag het team uit het contract staan, of anders de melding dat er nog geen dienst is. Zo lees je in hetzelfde beeld waar niemand hoeft te staan en waar nog iemand moet komen.
Verandert de afspraak — een dag erbij, de avondronde een uur later — dan pas je die aan bij de locatie of in het contract, en tekent het dienstrooster daarna het nieuwe patroon, ook in de weken waar je naartoe bladert. Open shifts die daarna worden aangemaakt, krijgen het nieuwe tijdvenster. Wat al gepland stond, blijft staan: een beurt die je eenmalig had verzet, wordt niet teruggezet omdat het contract is bijgewerkt.
Wat het rooster niet doet, is rekenen met de contracturen van je mensen. Die staan in het teamoverzicht en in de urenregistratie, naast de uren die daadwerkelijk zijn geklokt. Het weekrooster laat zien wie waar staat, niet hoe vol iemands contract zit.
Wie is ingewerkt op welke locatie
Per medewerker leg je per locatie vast of hij nog meeloopt of zelfstandig kan draaien. Bij het invullen zie je dat direct, dus je kiest niet op gevoel.
Een invaller die de sleutelinstructie niet kent, staat voor een dichte deur; een invaller die het werkprogramma niet kent, vinkt de helft niet af. Beide kosten je een klacht. In de schoonmaak app staan toegang en werkprogramma daarom bij de dienst zelf, in de taal van de medewerker.
wie is ingewerkt en wie nog meeloopt.
zodat je vóór het roosteren weet wie het kan.
zodat de instructie ook daadwerkelijk gelezen kan worden.
Het dienstrooster vullen: wie zet je op welke dienst?
In het weekrooster staan je locaties in rijen en de dagen in kolommen. Personeelsplanning is hier een kwestie van klikken: klik op een dienst en je krijgt de kandidaten op een rij — wie is ingewerkt, wie heeft de hoogste kwaliteitsscore, wie is die dag vrij. Eén klik op een naam en de dienst is bemand; een lege dag aanklikken maakt ter plekke een nieuwe dienst aan, met de tijden voorgevuld uit het programma van de locatie.
Is er iets tegen een kandidaat — niet ingewerkt, goedgekeurd verlof, of die dag al ergens anders aan het werk — dan zegt SchoonHub dat met de reden erbij, maar het houdt je niet tegen: bij een ziekmelding om half zes moet je iemand kunnen inzetten die net niet is ingewerkt. Op één uitzondering na: wie op dat tijdstip al ingepland staat, komt niet in de lijst. Twee diensten tegelijk kan niemand draaien, dus die fout kun je niet maken.
Zien wie er is, niet wie er zou moeten zijn
Zodra een schoonmaker inklokt, verandert de status live: gepland wordt bezig, bezig wordt gereed. Datzelfde inklokken is meteen de basis van je urenadministratie — hoe dat doorloopt naar urenstaat en loonkosten staat op de pagina over tijdregistratie schoonmaakbedrijf.
Op het dashboard zie je de dagvoortgang van je hele bedrijf. Wat er per dienst gebeurde blijft terug te zien in het schoonmaaklogboek. Ziekmeldingen en ruilverzoeken komen bij de objectleider binnen, niet in een WhatsApp-groep.
Vakantie en verlof in hetzelfde beeld
Verlofaanvragen staan naast het schoonmaakrooster, met het saldo en een voorstel voor een vervanger die de locatie al kent en de taal spreekt. Goedkeuren en inplannen is één handeling — en je roostert niemand meer in die drie weken eerder al vrij had gevraagd.
Verlof, urenregistratie en loonkosten vormen samen een onderdeel dat je erbij neemt. Zonder dat onderdeel houd je de planning zelf: contracten, open shifts, diensten en dagvoortgang.
Veelgestelde vragen
Kan ik een dienst verplaatsen zonder alles opnieuw in te delen?
Wat gebeurt er als iemand zich ziek meldt?
Kan ik iemand inplannen die nog niet is ingewerkt?
Kan een schoonmaker zelf ruilen met een collega?
Zie ik of een locatie onderbezet is?
Verder lezen
Bekijk het met je eigen locaties erbij
In twintig minuten lopen we door jouw situatie: type klanten, locaties en team. Vrijblijvend, zonder verkooppraatje.