Verloning voor je schoonmaakbedrijf: uren die klaar zijn voor de loonadministratie
Geklokte tijd wordt een urenstaat, de toeslagen worden over de gewerkte minuten gerekend, en ziekte, verlof en declaraties lopen mee. Onderbouwd, tot op de minuut navolgbaar.
In de schoonmaak werkt bijna niemand van negen tot vijf. Er wordt schoongemaakt als het kantoor leeg is, ’s nachts in een productiehal, op zaterdag in een winkelcentrum. Elk van die uren heeft zijn eigen toeslag, en elk van die toeslagen wordt met de hand net iets anders uitgerekend.
Dat gaat lang goed, tot iemand gaat narekenen. Een dienst van acht uur ’s avonds tot elf uur ’s avonds is niet drie uur avondtoeslag, en ook niet nul — het is er één. Wie dat elke week voor dertig mensen uit het hoofd doet, maakt fouten die pas op een loonstrook opvallen. En dan is het gesprek al vervelend geworden.
Wat SchoonHub wél doet, en wat niet
SchoonHub is geen salarispakket. Er komt hier geen loonstrook uit, er gaat geen loonaangifte de deur uit en er wordt niemand betaald. Dat doet je loon- of salarisadministratie, of het administratiekantoor dat je ervoor inhuurt.
Wat SchoonHub wél doet, is het stuk dat daarvóór komt: de uren van je team verzamelen, de toeslagen over de gewerkte tijd rekenen, ziekte en verlof meenemen en het vakantiegeld reserveren. Wat je aanlevert is dan geen stapel briefjes met een totaal eronder, maar een opbouw waarin per regel te zien is waar een bedrag vandaan komt. Daar maakt software voor schoonmaakbedrijven het verschil: niet door de loonstrook over te nemen, maar door te zorgen dat wat eronder ligt klopt.
Van geklokte tijd naar urenstaat
Je team klokt in en uit op de locatie zelf. Uit die geklokte diensten worden urenregels gemaakt, per medewerker per week, en die week controleer je: kloppen de tijden, staat het verzuim erin, is er verlof opgenomen. Klopt het, dan keur je de week goed — en daarmee gaat hij op slot. Een goedgekeurde week laat zich niet meer bijwerken, aanvullen of verwijderen, want anders verandert er nog iets nádat het loon is vastgesteld.
- Twee keer op de knop is geen dubbel loon — bestaat er al een urenregel bij een dienst, dan wordt die dienst overgeslagen.
- Een nachtdienst wordt op middernacht gesplitst — twee regels op twee kalenderdagen, zodat de tijd op de juiste dag terechtkomt.
- Pauze wordt niet stilletjes afgetrokken — SchoonHub legt geen pauze vast, dus er gaat niets vanaf en dat staat als waarschuwing bij de week. Onderbetaling op de automatische piloot is erger dan een melding.
- Zomer- en wintertijd gaan goed — de werkelijke duur tussen in- en uitklokken telt, niet wat de wandklok suggereert.
- Een vergeten uitklok valt op — een dienst die verdacht lang duurt komt met een melding terug in plaats van als loon.
Hoe die tijd op de locatie wordt vastgelegd staat op de pagina over urenregistratie schoonmaak: klokken per dienst, de geklokte uren naast de contracturen, en het verschil dat daaruit rolt.
Toeslagen worden over de tijd gerekend, niet over de dienst
Dit is het punt waar handmatig rekenen misgaat. Een toeslag hoort niet bij een dienst maar bij de minuten die binnen een venster vallen. SchoonHub rekent daarom met de overlap tussen de gewerkte tijd en het venster.
- Avond — van 18:00 tot 22:00, op maandag tot en met vrijdag.
- Nacht — van 22:00 tot 06:00, op maandag tot en met vrijdag, in twee stukken geknipt op middernacht.
- Zaterdag — een venster over de hele dag.
- Zon- en feestdagen — eveneens over de hele dag, tegen het hoogste percentage. De feestdagenkalender rekent zelf uit wanneer Pasen, Hemelvaart en Pinksteren vallen; jij bepaalt welke feestdagen bij jouw bedrijf meetellen.
Een dienst van maandag 22:00 tot dinsdag 02:00 valt in twee nachtvensters: twee uur vóór middernacht en twee uur erna, op twee verschillende dagen. Precies het soort som dat op een urenbriefje halveert of verdubbelt.
Ziekte: wachtdagen en een staffel per ziektejaar
Wat er bij ziekte wordt doorbetaald hangt niet af van de datum, maar van de hoeveelste dag van de ziekmelding het is. SchoonHub nummert die dagen daarom binnen één aaneengesloten ziekmelding: twee losse griepjes zijn twee meldingen, één lange ziekte is er één. Zonder dat onderscheid zou iemand die over een maandgrens ziek is twee keer een wachtdag ingehouden krijgen.
De regeling zelf bestaat uit twee delen. De wachtdagen aan het begin van een ziekmelding zijn onbetaald — in de schoonmaak-CAO staat dat op nul, maar de rekenkern kent ze wel, en de onbetaalde uren worden apart geteld in plaats van stilletjes van het totaal afgetrokken. Daarna loopt een staffel: het eerste ziektejaar wordt volledig doorbetaald, het tweede tegen een lager percentage.
Verlof en vakantiegeld lopen mee
Verlofuren bouwen op over de uren die daadwerkelijk zijn gewerkt, met een vaste factor per gewerkt uur. Over opgenomen vakantie bouw je bewust géén nieuw verlof op, want dan zou het saldo zichzelf voeden. De opgenomen vakantie-uren worden in dezelfde periode apart geteld, zodat opbouw en opname naast elkaar staan.
Over het brutoloon van de periode wordt het vakantiegeld gereserveerd. Niet uitbetaald — gereserveerd, zodat je weet welke verplichting je aan het opbouwen bent in plaats van er in mei achter te komen.
Aanvragen doet je team zelf in de app: vakantie, een snipperdag of bijzonder verlof, met het eigen saldo in beeld. De objectleider beoordeelt de aanvraag met dat saldo ernaast, en kan er in één stap een vervanger op zetten — dan gaan de diensten uit die periode naar de vervanger en is het verlof meteen goedgekeurd.
Declaraties in dezelfde ronde
Reiskosten, parkeren en materiaal komen binnen vanuit de app, met een foto van de bon erbij en desgewenst gekoppeld aan een locatie, zodat je de kosten aan de juiste klant kunt toerekenen. Bij reiskosten vult de medewerker kilometers in en rekent de server het bedrag uit; een bedrag dat de app zelf meestuurt wordt genegeerd, anders zou het kilometertarief een suggestie zijn in plaats van een regel.
Aan de beheerkant zijn goedkeuren en uitbetalen bewust twee losse knoppen. “Goedgekeurd” betekent dat het klopt, “uitbetaald” dat het geld weg is; dat zijn verschillende momenten en meestal verschillende mensen. Afwijzen kan niet zonder reden — iemand zijn bonnetje terugsturen met alleen het woord “afgewezen” is het slechtste van beide werelden. Zodra een declaratie is uitbetaald ligt de regel vast, en is een correctie een nieuwe declaratie in plaats van een stille wijziging achteraf.
De declaraties staan op hetzelfde scherm als de uren, want het is hetzelfde loonmoment. Je beoordeelt ze in één ronde in plaats van twee keer per week dezelfde controle te doen.
De loontabel vul je zelf
De loongroepen en periodieken van de CAO staan als structuur klaar, maar de bedragen vul je zelf in en bevestig je daarna. Zolang dat niet is gebeurd, rekent SchoonHub niet met een loonschaal — dat is een blokkade met opzet: te laag betalen is een onderbetalingsclaim, te hoog betalen kost geld, en allebei merk je pas maanden later.
Je hoeft er niet op te wachten. Leg je bij een medewerker een eigen uurloon vast, dan rekent SchoonHub daar gewoon mee door — inclusief alle toeslagen, ziekte en verlof. Dat is geen uitzondering maar de gewone gang van zaken: veel schoonmaakbedrijven spreken lonen af die buiten de schalen vallen. Bij elk bedrag staat waar het op rust, zodat een objectleider ziet of hij naar een eigen uurloon of naar een CAO-schaal kijkt.
Invullen hoeft geen typewerk te zijn. In SchoonHub zit een scherm waarin je de officiële loontabel plakt; een taalmodel zet die tekst om naar de structuur die de rekenkern gebruikt, en je krijgt elke schaal met elke trede en elke toeslag met zijn venster in beeld om regel voor regel langs je bron te leggen. Wat het model niet in je tekst kon vinden, zegt het erbij, en klopt er iets niet met de opbouw, dan komt er niets terug. De CAO wordt bewust niet zelf opgehaald: bedragen die een model uit zijn geheugen opdiept kunnen er een looptijd naast zitten, en dat zie je aan het antwoord niet.
De regels rond het loon zijn wél nagelopen: de toeslagvensters, de ziekteregeling, het vakantiegeld en de verlofopbouw. Zodra de loontabel is ingevuld en vrijgegeven, staat onder elke week de opbouw: het basisloon met de betaalde uren, elke toeslag met zijn minuten en percentage, en het bruto van die week.
Wat een contract je werkelijk kost
Uren zijn niet alleen loon, ze zijn ook kostprijs. Per contract staan de begrote uren naast de werkelijke, met de overschrijding ernaast, en tegenover de omzet staan de loonkosten van diezelfde uren. Wat overblijft is de marge per klant, en zakt die onder de twintig procent, dan wordt hij gemarkeerd in plaats van dat je hem moet zoeken.
Dat verandert het gesprek bij een verlenging. Je weet welke objecten structureel te scherp zijn ingeschat vóórdat het contract stilzwijgend doorloopt — zie ook het overzicht van onze schoonmaaksoftware, waar planning, veld-app en kwaliteit op dezelfde uren rusten.
Wie de bedragen mag zien
Uurlonen en loonbedragen zijn afgeschermd op de eigenaar en de objectleider. Die grens staat niet alleen op de pagina maar ook in de berekening zelf, zodat een fout in de navigatie geen stil datalek wordt. Een schoonmaker ziet in de app zijn eigen geklokte tijd, zijn verlofsaldo en zijn eigen bonnetjes — verder niets.
Veelgestelde vragen
Doet SchoonHub mijn loonstroken?
Hoe wordt een nachtdienst over middernacht verrekend?
Staan de CAO-lonen er al in?
Zien mijn medewerkers elkaars loon?
Verder lezen
Bekijk het met je eigen roosters erbij
In twintig minuten lopen we door jouw situatie: diensttijden, toeslagen en hoe je nu aanlevert aan je loonadministratie. Vrijblijvend, zonder verkooppraatje.