Urenregistratie voor je schoonmaakbedrijf die vanzelf klopt

De tijdregistratie van een schoonmaakbedrijf loopt meestal via urenbriefjes, en die worden achteraf ingevuld: uit het hoofd en meestal naar boven afgerond. Niet omdat mensen onbetrouwbaar zijn, maar omdat niemand aan het eind van de week nog weet hoe lang hij op dinsdag op locatie was.

Het gevolg is dubbel ongunstig: je betaalt voor uren die je niet kunt controleren, en factureert uren die je niet kunt aantonen.

Klokken in de app, op de locatie zelf

Er komt geen aparte urenregistratie app naast de rest. In- en uitklokken gebeurt in dezelfde schoonmaker app waarin het werkprogramma en de checklist staan. De tijdregistratie loopt daarmee per dienst en per locatie: één tik bij aankomst en één bij vertrek. De timer loopt door als de app dichtgaat, want de tijd staat op de server.

Er kan alleen geklokt worden op de dienst van vandaag — dat voorkomt tijd op een verkeerde dag of locatie. Diezelfde tijden vormen meteen het schoonmaaklogboek, met de afgevinkte taken erbij.

Van geklokte tijd naar urenstaat

Geklokte uren komen per medewerker per week bij elkaar: rijen zijn je medewerkers, kolommen maandag tot en met zondag, met contract, gepland en gewerkt ernaast. De tijdregistratie van je hele schoonmaakbedrijf staat daarmee in één weekoverzicht. De objectleider controleert, corrigeert en keurt goed; wat is goedgekeurd, gaat op slot. Je ziet daarbij de contracturen ernaast, zodat structurele over- of onderbezetting opvalt vóór de jaarafsluiting.

Wat er daarna met die uren gebeurt, rekent SchoonHub door: toeslagen voor avond, nacht, zaterdag en zon- en feestdag, ziekte met wachtdagen en staffel, verlofopbouw en vakantiegeld. Loonstroken, aangifte en betaling blijven bij je salarisadministratie. Hoe ver het gaat met loongroepen en periodieken, staat op verloning in de schoonmaak.

En van urenstaat naar marge

Met de uren en het uurloon erbij zie je de werkelijke loonkosten per contract, en daarmee je marge per klant. Dat verandert het gesprek bij een verlenging: je weet welke contracten meer uren kosten dan begroot in plaats van te onderhandelen op gevoel. Leg er de VSR-kwaliteitscontrole van dezelfde locatie naast en je ziet ook wat je ervoor levert.

Verlof, ziekte en declaraties in dezelfde administratie

Vakantie en snipperdagen worden aangevraagd in de app en beoordeeld door de objectleider. De aanvraag staat naast het rooster met het saldo erbij, zodat je niet iemand inroostert die al vrij had gevraagd.

Naast gewerkte tijd staan ziekte, vakantie, bijzonder verlof, onbetaald verlof en pauze elk op een eigen regel. Declaraties — reiskosten, parkeergeld, materiaal — dienen medewerkers zelf in met een foto van de bon; de objectleider keurt ze goed of af.

Veelgestelde vragen