Urenregistratie die vanzelf klopt

Urenbriefjes worden achteraf ingevuld, meestal uit het hoofd en meestal naar boven afgerond. Dat is niet omdat mensen onbetrouwbaar zijn, maar omdat niemand aan het eind van de week nog precies weet hoe lang hij op dinsdag op locatie is geweest.

Het gevolg is dubbel ongunstig. Je betaalt voor uren die je niet kunt controleren, en je factureert uren die je niet kunt aantonen. Bij een klant die vraagt om onderbouwing van een nacalculatie sta je met lege handen.

Klokken op de locatie zelf

In- en uitklokken gebeurt in de veld-app, per dienst, per locatie. Een tik bij aankomst en een bij vertrek. De timer loopt door als de app dichtgaat, want de tijd staat op de server en niet op de telefoon.

Er kan alleen geklokt worden op de dienst van vandaag. Daarmee voorkom je dat tijd op een verkeerde dag of een verkeerde locatie belandt, de meest voorkomende bron van gerommel in urenadministraties.

Van geklokte tijd naar urenstaat

Geklokte uren komen per medewerker per week bij elkaar. De objectleider controleert, corrigeert waar nodig en keurt goed. Wat is goedgekeurd, is de basis voor je loonadministratie.

Je ziet daarbij de geklokte uren naast de contracturen, zodat structurele over- of onderbezetting opvalt voordat het een discussie wordt bij de jaarafsluiting.

En van urenstaat naar marge

Hier wordt het interessant voor de eigenaar. Met de uren en het uurloon erbij kun je de werkelijke loonkosten per contract zien, en daarmee je marge per klant.

Dat verandert het gesprek bij een verlenging. In plaats van te onderhandelen op gevoel weet je welke contracten meer uren kosten dan begroot, en welke locaties structureel te scherp zijn ingeschat. Contracten waar je op verliest komen bovendrijven voor de verlenging in plaats van erna.

• Begrote uren naast werkelijke uren per contract, met de overschrijding erbij
• Loonkosten tegen de contractwaarde, zodat je de marge per klant ziet
• Signalen bij aflopende contracten, zodat je op tijd kunt herzien in plaats van stilzwijgend verlengen

Verlof in dezelfde administratie

Vakantie en snipperdagen worden aangevraagd in de app en beoordeeld door de objectleider. De aanvraag is zichtbaar naast het rooster, met het saldo erbij, zodat je niet iemand inroostert die al vrij had gevraagd.

Veelgestelde vragen