Schoonmaaksoftware voor zzp’ers, in één app op je telefoon

Als zzp’er in de schoonmaak ben je planner, schoonmaker en administratie in één. Het rooster zit in je hoofd, de administratie doe je ’s avonds aan de keukentafel, en ergens tussen de tandartspraktijk van dinsdag en het kantoor van donderdag zit een factuur die je nog moet maken.

De meeste schoonmaaksoftware is gebouwd voor een kantoor met een planner en een team eromheen. SchoonHub heeft daar een versie van voor één persoon: dezelfde app die schoonmakers in loondienst gebruiken, met klanten en facturen erbij. Je plant jezelf, je klokt jezelf, en de factuur komt uit het contract dat je zelf hebt ingevoerd.

Wat er in de app op je telefoon zit

In de volgorde van je dag. Wat er op locatie gebeurt is precies wat een schoonmaker in loondienst ook ziet in de schoonmaak-app; wat erbij komt, is wat je als eigenaar nodig hebt.

Het rooster in je hoofd: je planning in de agenda

Planning voor een zzp’er in de schoonmaak is geen weekbord met twintig namen; het is jouw week. In de agenda staat per dag waar je bent en hoe laat, en een nieuwe dienst zet je er zelf bij. Kies de klant, en de tijden staan al ingevuld uit het programma dat bij die klant hoort — maandag en woensdag van negen tot elf, bijvoorbeeld. Wil je het een keer anders, dan pas je het aan.

Zo verhuist het rooster uit je hoofd naar een plek die het onthoudt. Een vaste klant die vraagt of je volgende week een dag kunt schuiven, beantwoord je met je telefoon in de hand, niet ’s avonds na het naast elkaar leggen van je agenda, je notities en je berichten.

De administratie ’s avonds aan de keukentafel: het kantoor op je laptop

Administratie voor een zzp’er in de schoonmaak is meestal een stapel: contracten in een map, een offerte in Word, een uurtje rekenen op de achterkant van een envelop. In SchoonHub staat dat op één plek — het kantoor, het scherm op je laptop achter de app.

Daar leg je per klant het contract vast: welke dagen, welk tijdvenster, wat er is afgesproken en tot wanneer. Daar maak je een offerte met een calculatie eronder voor een nieuwe klant of een extra klus. En daar staan kwaliteit — de meldingen van je klanten en wat je ermee deed — en je instellingen. Het kantoor toont alleen wat voor één persoon zin heeft; een weekrooster en een teamscherm zitten niet in je menu.

De factuur die je vergeet: maandfacturen op een vaste dag

Facturen voor een zzp-schoonmaker zijn bijna altijd dezelfde factuur: elke maand, dezelfde klant, hetzelfde bedrag of dezelfde uren. Dat is precies wat SchoonHub uit het contract haalt. Je legt bij de klant vast of je op uurtarief werkt of een vast maandbedrag afspreekt, en op de factuurdag die je kiest staat de maandfactuur klaar — zonder dat jij hem hoeft te maken.

Versturen doe je vanaf je telefoon: één tik, en de factuur gaat als PDF per mail naar de klant. Betaald? Ook één tik. Wat open staat en wat over de vervaldatum heen is, staat bovenaan het overzicht, en per klant zie je wat er nog open staat. Los werk — een extra ronde na een verbouwing, een oplevering — krijgt zijn eigen factuur naast de maandfactuur.

Een factuur opmaken of aanpassen doe je op het kantoor; de app is er voor versturen en afvinken. Zo blijft de telefoon het scherm voor onderweg en de laptop het scherm voor de avond die je niet meer aan de keukentafel doorbrengt.

De klant die bewijs wil: foto’s vóór en na, en een app voor je klant

Een klant die vraagt of je er dinsdag wel bent geweest, is niet lastig; hij heeft alleen geen bewijs. Als zzp’er heb je geen objectleider die het voor je opneemt, dus dat bewijs moet uit de app komen. Elke beurt die je klokt staat vast: wanneer je begon, wanneer je klaar was, welke taken je afvinkte, en de foto’s vóór en na als je die bij de klant hebt aangezet.

Wil je dat de klant het zelf kan zien, dan is er de klantapp als module. Je klant logt in, ziet de planning van zijn locatie en de foto’s van de laatste beurten, en meldt een verzoek — een extra ronde, iets wat opviel — dat bij jou in de app binnenkomt in plaats van in een berichtje dat je ’s avonds terugzoekt. Hoe dat eruitziet staat op de pagina over het klantportaal.

Groei je door?

Neem je iemand aan, dan hoef je niet over te stappen. Dezelfde SchoonHub wordt aan onze kant omgezet van eenmanszaak naar bedrijf, en alles wat je had — klanten, contracten, facturen, foto’s, de geschiedenis van elke beurt — staat er nog precies zo. Wat erbij komt: het weekrooster om je nieuwe collega in te plannen, een teamscherm, en de app die je zelf al gebruikte, nu ook op zijn telefoon, in zijn eigen taal.

Zo begint je bedrijf met de structuur die het later nodig heeft, zonder dat je die er nu al bij krijgt. Hoe de planning voor een schoonmaakbedrijf werkt zodra er meer mensen zijn, en wat je team in de app ziet, staat op de pagina’s ernaast.

Veelgestelde vragen