Het schoonmaaklogboek dat zichzelf bijhoudt
Geen papieren lijst in de meterkast, maar een registratie die ontstaat uit het klokken en de checklist. Per locatie, met foto’s en meldingen erbij.
Een logboek voor de schoonmaak heeft één doel: aantonen dat er is schoongemaakt. Op papier, in de meterkast, wordt het achteraf ingevuld — soms voor een hele week tegelijk, soms door iemand die er die dag niet was.
Als een opdrachtgever er dan naar vraagt, bewijst het niets. Een lijst met parafen die allemaal op hetzelfde moment zijn gezet maakt het gesprek slechter dan geen lijst.
Wat er automatisch wordt vastgelegd
Per dienst, uit het werk dat toch al in de schoonmaker app gebeurt.
welke medewerker, welke locatie, welke datum.
uit hetzelfde klokken dat ook de urenregistratie schoonmaak vult, niet uit een schatting achteraf.
inclusief welke periodieke taak deze keer aan de beurt was.
als de locatie daarop is ingesteld.
een defecte dispenser, een tekort, een beschadiging.
Waarom een opdrachtgever hierom vraagt
Bij scholen, zorg en kantoren met een facilitair manager is aantoonbaarheid onderdeel van het contract — niet uit wantrouwen, maar omdat die manager het intern zelf moet verantwoorden.
Bij een klacht is de vraag altijd: is er wel schoongemaakt, en wat precies. Vaak blijkt dan dat het werk wél is gedaan en dat de klacht over iets anders gaat: een periodieke taak die nog niet aan de beurt was, of een ruimte die niet in het programma staat. Dat gesprek kun je alleen voeren met gegevens erbij.
De klant kan het zelf inzien
In het klantportaal ziet je opdrachtgever de planning en het uitgevoerde werk van zijn locatie, in jouw huisstijl. Hij kan er een klacht melden, extra werk aanvragen of een offerte goedkeuren.
Dat scheelt telefoontjes, en het is je beste argument bij de verlenging: een klant die het hele jaar heeft meegekeken hoeft aan het eind niet overtuigd te worden.
Van logboek naar kwaliteitsdossier
Het logboek van de schoonmaak vertelt wat er is gedaan. Voor hoe góéd het is gedaan komen daar VSR-kwaliteitscontrole met een score per ruimte bij, en klachten met een reactietermijn. Samen bouwen die een dossier per locatie op waarmee je bij een aanbesteding aantoont wat je geleverd hebt, in plaats van belooft wat je gaat leveren.
Het logboek ontstaat uit de planning en de veld-app. Inspecties, klachten met reactietermijn en het klantportaal zijn onderdelen die je erbij neemt.
Veelgestelde vragen
Moeten mijn schoonmakers hier extra werk voor doen?
Hoe lang blijft de historie bewaard?
Kan mijn opdrachtgever zelf meekijken?
Voldoet dit als bewijs bij een klacht?
Verder lezen
Bekijk het met je eigen locaties erbij
In twintig minuten lopen we door jouw situatie: type klanten, locaties en team. Vrijblijvend, zonder verkooppraatje.