Het schoonmaaklogboek dat zichzelf bijhoudt

Het papieren logboek in de meterkast heeft een doel: aantonen dat er is schoongemaakt. In de praktijk wordt het achteraf ingevuld, soms in een keer voor een hele week, soms door iemand die er die dag niet eens was.

Als een opdrachtgever er dan naar vraagt, bewijst het niets. Een lijst met parafen die allemaal op hetzelfde moment zijn gezet, maakt het gesprek zelfs slechter dan geen lijst.

Wat er automatisch wordt vastgelegd

Zonder dat iemand iets extra’s hoeft te doen, ontstaat er per dienst een registratie uit het werk dat toch al in de app gebeurt.

• Wie, waar en wanneer — welke medewerker, op welke locatie, op welke datum.
• Werkelijke begin- en eindtijd — uit het in- en uitklokken, niet uit een schatting achteraf.
• Afgevinkte taken — welke onderdelen van het werkprogramma zijn gedaan, en welke periodieke taak deze keer aan de beurt was.
• Foto’s voor en na — als de locatie daarop is ingesteld, vastgelegd bij die specifieke dienst.
• Meldingen — wat de schoonmaker tijdens de dienst aantrof: een defecte dispenser, een tekort, een beschadiging.

Waarom een opdrachtgever hierom vraagt

Bij scholen, zorginstellingen en kantoren met een facilitair manager is aantoonbaarheid onderdeel van het contract. Niet omdat men je niet vertrouwt, maar omdat die manager het zelf ook moet kunnen verantwoorden.

Bij een klacht is de vraag altijd dezelfde: is er wel schoongemaakt, en wat precies. Een logboek dat automatisch ontstaat, beantwoordt die vraag zonder discussie. Vaak blijkt dan dat het werk wel is gedaan en dat de klacht over iets anders gaat: een periodieke taak die nog niet aan de beurt was, of een ruimte die niet in het programma staat. Dat gesprek kun je alleen voeren met gegevens erbij.

De klant kan het zelf inzien

Via het klantportaal ziet je opdrachtgever de planning van zijn locatie en het uitgevoerde werk, in jouw huisstijl. Hij kan er ook een klacht melden, extra werk aanvragen of een offerte goedkeuren.

Dat scheelt telefoontjes over de vraag of er gewerkt is, en het is meteen je beste argument bij de verlenging: een klant die het hele jaar heeft kunnen meekijken, hoeft aan het eind niet overtuigd te worden.

Van logboek naar kwaliteitsdossier

Het logboek vertelt wat er is gedaan. Voor de vraag hoe goed het is gedaan, komen daar twee dingen bij: inspectierondes met scores per ruimte, en klachten met een reactietermijn waarop je gehouden wordt.

Samen bouwen die een dossier per locatie op. Bij een aanbesteding of een verlenging kun je daarmee aantonen wat je geleverd hebt, in plaats van te beloven wat je gaat leveren.

Veelgestelde vragen